Home | Kaip pradėti | Ataskaitos ir dokumentai | Analizė | Draudėjai | F1VP | Business Intelligence | Kokybė | Apie TDS

2 pamoka. Ataskaitos ir dokumentai

Pamokos tikslai

Pateikti skaitytojui papildomą informaciją, kaip galima kurti ir formatuoti lenteles bei grafikus, naudotis sekcijomis ir filtrais, rūšiuoti ir grupuoti duomenis, kurti ir apiforminti ataskaitas bei dokumentus, eksportuoti juos į pdf ir kitus formatus. Ši pamoka yra 1 pamokos tęsinys. Joje toliau nagrinėjami darbo su  programine įranga Desktop Intelligence pradmenys, VSDF valdybos teikiami į TDS ir duomenų vitrinoje "Draudėjai" eksponuojami duomenys. Paėmus už pagrindą 1 pamokos metu sukurtą dokumentą "p1_Draudėjai.rep" sukuriamas pilnai išbaigtas Desktop Intelligence dokumentas "p2_Draudėjai.rep", žr. jo kopiją "p2_Draudėjai.pdf".

Pamokos turinys

 Dokumento "Draudėjų rodikliai.rep" peržiūra   |   Ataskaitos grafikai   |   Ataskaitos lentelės   |   Agregavimo funkcijos. Desktop Intelligence pagalbos sistema   |   Rodikliai pagal apskritis. Sekcijų naudojimas   |   Rodikliai pagal įmonių ekonomines veiklas ir metines apyvartas   |   Statyba pagal apskritis. Filtrų ir sekcijų naudojimas   |   Apie tipinius dokumentus. Jų apiforminimas  |   Dokumentų atnaujinimas ir eksportas į kitus formatus   |   Savarankiško darbo užduotys 

Dokumento "p2_Draudėjai.rep" peržiūra

1. Spragtelėkite  start > All Programs > BusinessObjects XI Release 2 > BusinessObjects Enterprise > Desktop Intelligence  ir prisijunkite prie TDS.

2. Paspauskite Cansel atsidariusioje New Report Wizard  (Naujos ataskaitos vedlio) lentoje ir įrankių juostoje paspausdami langelį Open atsidarykite dokumentą "p2_Draudėjai.rep".

3. Susipažinkite su Report Manager langelio struktūra Desktop Intelligence lange. Pasirinkdami  View > Report Manager  pabandykite šį langą uždaryti ir atidaryti. Atkreipkite dėmesį į tai, kad jame gali būti rodoma 4 rūšių informacija:

Data In Alphabetical Order (Duomenys alfabetine tvarka). Tai dokumento objektai (dimensijos, matai ir detalės) bei formulės;

Data By Data Provider (Duomenys pagal užklausas). Tie patys objektai ir formulės, tiktai surikiuoti pagal užklausas. Dokumentas "Draudėjų rodikliai.rep" sukurtas pagal vienos užklausos duomenis;

Map Navigation (Žemėlapis Navigacija). Tai dokumento žemėlapis, kuriame nurodytos ataskaitos ir jų sekcijos. Taip pat tai priemonė vaikščioti po ataskaitas ir jų sekcijas;

Map Structure (Žemėlapis Struktūra). Tai dokumento žemėlapis, su ataskaitų ir jų sekcijų struktūra. Išvardintos visos celės, lentelės ir grafikai. taip pat ir visi kiti dokumento objektai, jeigu tokie naudojami. Taip pat tai priemonė vaikščioti po ataskaitas, sekcijas ir objektus, atsidaryti jų savybių lentas ir nustatinėti parinktis.

4. Pasinaudodami Map Navigation susipažinkite su dokumentu "p2_Draudėjai.rep" ir jame pateikiama informacija. Pamokos metu Jūs bandysite (mokymosi tikslu) šį dokumentą sukurti patys, pradėdami nuo 1 pamokoje susikurtojo "p1_Draudėjai.rep".

Ataskaitos grafikai

1. Neuždarydami dokumento "p2_Draudėjai.rep" atsidarykite dokumentą "p1_Draudėjai.rep" . Programinė įranga Desktop Intelligence leidžia vienu metu dirbti su daugiau nei vienu dokumentu. Išsisaugokite dokumentą "p1_Draudėjai.rep" nauju pavadinimu "p2_MyDraudėjai.rep". Dokumente "p2_MyDraudėjai.rep" panaikinkite ataskaitą 1 užduotis ir pakeiskite ataskaitos Vidutinis mėn atlyginimas pavadinimą į Šalyje.

2. Ataskaitoje Šalyje pasižymėkite duomenų lentelę ir pelės rodykle pasirinkite  Format > Table... Susipažinkite su atsiradusiu Table Format langu peržiūrėdami jo lentas General, Page Layout, Pivot, Border, Shading ir Appearance. Lentos General langelyje Name pakeiskite duomenų lentelės pavadinimą į Tb1

.

Lentoje Page Layout pažymėkite langelį Avoid page break in Block, o Lentoje Appearance nustatykite parametrus taip

.

Lentelė Tb1 atsiras nurodytoje jai vietoje, o prieš brėžinį Ch1 atsiras mums toliau reikalingos laisvos erdvės.

3. Spragtelėkite laisvoje erdvėje prieš brėžinį Ch1 ir pasirinkdami  Format > Filters... > Metai > Remove > Yes > OK  pašalinkite ataskaitoje anksčiau nustatytą duomenų filtrą Metai. Spragtelėkite View > Page Layout. Po to pasirinkite Cell Delimiters, Section Delimiters ir Page Margins

.

Nustatykite brėžinio Y ašies duomenų ribas taip

.

3. Pakeiskite brėžinio Ch1 pavadinimą į Ch4 ir panaikinkite jo Title. Pasirinkite Insert > Cell... ir pelės rodykle brūkštelėkite prieš Ch4. Atsiradusiame lange įrašykite "Vidutinis mėnesinis atlyginimas, Lt". Pasižymėkite sukurtąją celę ir pasirinkite Format > Cell... Atsiradusio lango Cell Format lentoje Font pasirinkite  Arial > Regular >10.  Lentos Alignment lange Horizontal pasirinkite General, o lange Verical – Center. Lentoje Appearance parametrus nustatykite, kaip paveiksle

.

Mes sukūrėme celę su brėžinio Ch4 pavadinimu "Vidutinis mėnesinis atlyginimas, Lt" ir nustatėme, kad ji kabotų 55 mm prieš brėžinio pabaigą. Panaikinkite celės ribas ir nustatykite brėžinio vietą taip:

Dabar Jums liko patampyti brėžinį Ch4, kad jis pasidarytų panašus į brėžinį Ch4 dokumento "p2_Draudėjai.rep" ataskaitoje Šalyje. Brėžinio pavadinimo celė padės Jums parenkant reikiamą brėžinio aukštį.

4. Prieš brėžinį Ch4 susikurkime brėžinį Ch3, kuris būtų identiškas analogiškam brėžiniui dokumente "p2_Draudėjai.rep".

Pasižymėkite brėžinį Ch4, spragtelėkite Copy, pastatykite pelės rodyklę prieš brėžinį Ch4 ir spragtelėkite Paste. Pakeiskite atsiradusio brėžinio pavadinimą į Ch3 ir nustatykite, kad jis būtų 0 mm nuo puslapio ribos kairėje (nuo Uper Section). Pasižymėkite brėžinio Ch3 kreivę ir Formula Bar juostoje spragtelėkite Formula Editor (ženklą  fx ). Atsiradusiame lange

pasižymėkite Apdraustųjų skaičius ir du kartus spragtelėkite jį. Po to Formulas lange atsiradusį kintamąjį padalinkite iš 1000 ir spustelėkite OK. Nustatykite, kad Y ašies ribos būtų parenkamos automatiškai, ir kad kreivės parametrai būtų tokie

.

Nukopijuokite celę su pavadinimu "Vidutinis mėnesio atlyginimas, Lt" ir įstatykite ją 55 mm prieš brėžinio Ch3 pabaigą. Analogiškai, kaip brėžinio Ch4 atveju. Pakeiskite įrašą celėje į "Apdraustų darbuotojų skaičius, tūkst vnt". Nustatykite, kad brėžinys Ch4 būtų 4 mm prieš brėžinį Ch3 ir išsaugokite dokumentą paspausdami Save.

5. Analogiškai sukurkite brėžinius Ch2 ir Ch1. Kuriant brėžinį Ch2 reikės susikurti du naujus dokumento objektus

JA dalis = (JA skaičius) / (Draudėjų skaičius)

ir

PVMM dalis = (PVMM skaičius) / (Draudėjų skaičius).

Jeigu kiltų abejonių, kaip ir kokie turi būti nustatomi parametrai, pasižiūrėkite dokumente "Draudėjų rodikliai.rep". Brėžinį Ch1 įstatykite 30 mm nuo puslapio viršaus. Prie Ch1 pririšti Ch2, Ch3 ir Ch4 su brėžinių pavadinimų celėmis bei duomenų lentelė Tb1 judės iš paskos brėžiniui Ch1 automatiškai. Tiksliai nustatinėdami tarpus tarp ataskaitos objektų ir jų vietas mes stengiamės visą ataskaitoje pateikiamą medžiagą gražiai sutalpinti 2 puslapiuose.

6. Sekdami dokumentu "p2_Draudėjai.rep" įstatykime ataskaitos pavadinimą, informaciją jos Header ir Footer, ataskaitoje pateikiamų duomenų atnaujinimo datą. Tai galima padaryti dviem būdais. Pirmasis – kurti naujas celes nuo nulio, jas formatuoti ir jose įrašinėti reikiamą informaciją. Antrasis – kopijuoti jau gatavas celes iš dokumento "p2_Draudėjai.rep" ir įstatinėti į dokumentą "p2_MyDraudėjai.rep". Padarykite tai antruoju būdu. Ir įsidėmėkite šį būdą. Jis labai patogus naudoti, jeigu tenka kurti vis naujus ir naujus dokumentus. Pabandykite analogiškai nukopijuoti gatavus brėžinius ir lenteles iš dokumento "p2_Draudėjai.rep". Įsitikinkite, kad to padaryti negalima.

7. Išsaugokite savo kuriamą dokumentą "p2_MyDraudėjai.rep" paspausdami Save.

Ataskaitos lentelės

Pertvarkykime dokumento "p2_MyDraudėjai.rep" ataskaitos Šalyje lentelę Tb1 taip, kad ji taptų panaši į analogišką lentelę dokumente "p2_Draudėjai.rep".

1. Sukelkite į lentelę Tb1 trūkstamus objektus ir išrikiuokite jos stulpelius tokia tvarka: Metai, Ketvirtis, Draudėjų skaičius, JA skaičius, JA dalis, PVMM skaičius, PVMM dalis, Apdraustųjų skaičius, Draudžiama suma, Vidutinis mėn atlyginimas. Pasižymėkite stulpelį Metai ir pasirinkite  Format > Cell Hight and Width... > Width > 13. Likusiems stulpeliams analogiškai nustatykite tokius pločius: 13, 18, 17, 13, 17, 13, 20, 26 ir 20 mm. Stulpelių JA dalis ir PVMM dalis skaičiams nustatykite formatą Percentage 0.0%. Visus stulpelius, išskyrus Apdraustųjų skaičius ir Draudžiama suma, centruokite. Jeigu lentelė Tb1 netelpa į puslapį, su pelės rodykle truputį praplėskite puslapio ribas Margins.

Pastebėsime, kad celių formatą, vadinasi ir lentelės stulpelių formatą, galima kopijuoti iš dokumento "p2_Draudėjai.rep". Pabandykite tai. Negalima nukopijuoti tiktai celės išmatavimų.

2. Sugrupuokime lentelės Tb1 duomenis pagal Metus. Tam pasižymėkite stulpelį (be pavadinimo) ir spragtelėkite įrankių juostoje langelį Insert Break. Vėl pasižymėję stulpelį Metai pamatysite tokį vaizdą

.

Atkreipkite dėmesį į tai, kad lentelėje atsirado suminės metų eilutės (toliau – suminės eilutės). Spragtelėkite bet kurios suminės eilutės ir stulpelio Metai susikirtime esančią celę, kurioje kažkas tai įrašyta, ir paspauskite klaviatūroje Delete. Visos tokios celės pasidarys tuščios.

Spragtelėkite 2000 metų 3 ketvirčio celę stulpelyje Draudėjų skaičius. Nuspauskite klaviatūroje Shift ir spragtelėkite tos pačios eilutės paskutinę celę (stulpelyje Vidutinis mėn atlyginimas). Užveskite pelės rodyklę ant pažymėtų langelių, spustelėkite jos dešinį klavišą ir atsiradusiame lange pasirinkite Copy. Suminės eilutės ir stulpelio Ketvirtis susikirtime esančioje celėje įrašykite "Visi". Po to pasižymėkite celę dešinėje, nuspauskite Shift ir pasižymėkite paskutinę celę eilutėje. Vėl užveskite pelės rodyklę ant pažymėtų celių, spustelėkite jos dešinį klavišą ir atsiradusiame lange pasirinkite Paste. Pažymėtose celėse atsiras skaičiai, o kartu į jas bus perkelti ir reikalingi formatai.

Perkelkite stulpelio Ketvirtis celės su skaičiumi 3 formatą į celę su įrašu "Visi". Analogiškai suformatuokite kairėje įrašo "Visi" esančią celę. Pasižymėkite stulpelio Metai skaičius ir spragtelėkite įrankių juostoje langelį Center Across Break. Po to nuspalvokite grupuojant atsiradusios suminės metų eilutės celes geltonai, o pačią eilutę paploninkite (kaip dokumente "p2_Draudėjai.rep").

3. Užbaikime tvarkyti suminėse metų eilutėse pateikiamus skaičius.

Spragtelėkite 2000 metų suminės eilutės celę stulpelyje Draudžiama suma ir Formula Bar lange raskite atsiradusią formulę =<Draudžiama suma>. Celėje pateikiama teisinga informacija – 2000 metų bėgyje drausta pinigų suma. Kadangi suminėje eilutėje dimensijos Ketvirtis nebėra, tai Desktop Intelligence programinė įranga automatiškai įrašo celėje visų 2000 metų ketvirčių rodiklių sumą. Tai, kad reikia įrašinėti būtent sumą, o ne kokią nors kitą agregavimo funkciją, nustatė sukūrę duomenų vitriną "Draudėjai" darbuotojai.

Dabar spragtelėkite analogišką celę stulpelyje Apdraustųjų skaičius.  Joje taip pat stovi visų ketvirčių Apdraustųjų asmenų skaičių suma. O tai jau nėra gerai. Geriau jau stovėtų šių skaičių vidurkis. Pakeiskime sumą į vidurkį. Tam spragtelėkite Formula Bar juostoje funkcijos ženklą  fx, ir atsidariusiame Formula Editor lange įrašykime formulę, kaip paveiksle

.

Padarykite analogiškus pakeitimus ir stulpelių Draudėjų skaičius, JA skaičius, PVMM skaičius suminės metų eilutės celėse. Teoriškai įsitikinkite, kad stulpelių JA dalis, PVMM dalis, Vidutinis mėn atlyginimas suminės metų eilutės celėse yra pateikiama teisinga informacija.

4. Jūsų kuriamame dokumente "p2_MyDraudėjai.rep" ataskaita Šalyje turėtų būti jau užbaigta. Visa informacija turėtų gražiai tilpti 2 puslapiuose: pirmajame – grafikai, antrajame – lentelė su teisingais ir suprantamais skaičiais. Jeigu taip nėra, užbaikite formatuoti ataskaitą pakaitaliodami celių ir grafikų išmatavimus bei atstumus tarp jų. Gerai sutvarkyta ataskaita Šalyje mums bus reikalinga kuriant kitas dokumento "p2_MyDraudėjai.rep" ataskaitas. Neužmirškite išsaugoti dokumentą "p2_MyDraudėjai.rep".

Agregavimo funkcijos. Desktop Intelligence pagalbos sistema

Susipažinkime su Desktop Intelligence programinėje įrangoje galimomis agregavimo funkcijomis ir kai kuriomis Help (Pagalba) sistemos naudojimo galimybėmis.

1. Pasižymėkite bet kurią celę ataskaitoje Šalyje ir spragtelėkite Formula Bar juostoje funkcijos ženklą  fx. Atsidariusiame Formula Editor lange išsiskleiskite funkcijų klasę Aggregates (spustelėkite "pliusiuką" ties pavadinimu). Pelės rodykle pasižymėjus konkrečią funkciją Formula Editor lango apačioje kairėje atsiranda trumpas, bet labai konkretus, pasirinktos funkcijos aprašymas

.

Pasižymėdami pelės rodykle peržiūrėkite visas galimas pasirinkti agregavimo funkcijas.

2. Vėl pasirinkite Average ir spragtelėkite Function help. Perskaitykite atsiradusiame Desktop Intelligence Help lange pateikiamą informaciją apie funkciją Average

.

Analogišku būdu Jūs galite detaliau susipažinti ir su kitomis agregavimo funkcijomis (anglų kalbą vis tiek reikia pramokti...).

Susipažinkite ir su lango lentoje Contents (Turinys) pateikiama informacija. Esant reikalui Jūs galite bet kada čia sugrįžti ir gauti atsakymą į Jums iškilusį klausimą. Pasižiūrėkite, kas pateikiama lentose Index (Sąrašas) ir Search (Paieška). Jomis naudojamasi analogiškai, kaip ir kitose programinėse priemonėse. Pavyzdžiui, Microsoft Excel ar Microsoft Word.

Rodikliai pagal apskritis. Sekcijų naudojimas

1. Dokumente "p2_MyDraudėjai.rep" susikurkite ataskaitos Šalyje kopiją, kurią pavadinkite Pagal apskritis. Pakeiskite šios ataskaitos pilną pavadinimą jos pradžioje esančioje celėje į "Draudėjų rodikliai pagal JA registravimo apskritis, metus ir ketvirčius". Būdami ataskaitoje Pagal apskritis pasižymėkite  Report Manager  lange objektą Apskritis Tr ir nuspaudę kairįjį pelės klavišą temkite šį objektą į tuščią vietą po ataskaitos pilno pavadinimo cele. Tempdami atkreipkite dėmesį į tai, kaip keičiasi pelės rodyklė, ir į atsirandantį paaiškinimą Desktop Intelligence lango apačioje "Drop to create a section. Use Alt to create a table" (Mesk, kad sukurti sekciją. Naudok Alt, kad sukurti lentelę). Ištempę atleiskite pelės klavišą. Ataskaita suskils į sekcijas pagal apskritis. Išsaugokite dokumentą.

2. Pasinaudodami Report Manager lango opcijomis Map Navigation ir Map Structure išnagrinėkite ataskaitą Pagal apskritis. Išlindusias į Main Section Header celes su grafikų pavadinimais suimkite pelės rodykle ir įtempkite žemiau sekcijos pavadinimo celės (arba Map Structure lange į sritį Apskritis Tr Section). Po to jas viena po kitos įstatykite į reikiamas vietas virš grafikų. Nukopijuokite iš dokumento "p2_Draudėjai.rep" ataskaitos Pagal apskritis celės su sekcijos pavadinimu formatą. Nustatykite, kad kad kiekvieno grafiko Y ašies skalė būtų parenkama automatiškai. Vėl išsaugokite dokumentą.

3. Ataskaita Pagal apskritis jau turėtų atrodyti beveik normaliai. Tiktai kiekvienos sekcijos informacija gali netilpti į 2 puslapius. Gali būti, kad ir lentelių stulpeliai bei atskiros celės yra per siauri. Spragtelėkite tuščią vietą kairėje celės su sekcijos pavadinimu ir po to spustelėkite dešinį pelės klavišą. Atsiradusiame langelyje pasirinkite Format Section... Atsiradusiame Section Format lange pasirinkite Start on a new page

.

Dabar kiekviena sekcija prasidės naujame ataskaitos puslapyje. Praplėskite celes, kuriose netelpa įrašai. Ir sumažinkite (jeigu reikia) brėžinių išmatavimus. Kad ir pirmosios sekcijos informacija, kartu su ataskaitos pavadinimu ir duomenų atnaujinimo data, tilptų į 2 puslapius.

4. Mums liko reikiamai išrikiuoti sekcijas. Pasižymėkite celę su sekcijos pavadinimu ir įrankių juostoje išskleiskite langelį Insert Sort.  Pasirinkite Custom Sort. Atsiradusiame Custom Sort lange sekcijas išrikiuokite, kaip parodyta paveiksle

.

5. Išsaugokite dokumentą "p2_MyDraudėjai.rep".

Rodikliai pagal įmonių ekonomines veiklas ir metines apyvartas

1. Dokumente "p2_MyDraudėjai.rep" susikurkite ataskaitos Pagal apskritis kopiją ir pavadinkite ją Pagal pagrindines EV. Pakeiskite šios ataskaitos pilną pavadinimą jos pradžioje esančioje celėje į "Draudėjų rodikliai pagal JA pagrindinės EV sekcijas, metus ir ketvirčius". Būdami ataskaitoje Pagal pagrindines EV pasižymėkite  Report Manager  lange objektą K.EV sekcija Tr ir nuspaudę kairįjį pelės klavišą temkite šį objektą į celę su sekcijos pavadinimu. Tempdami atkreipkite dėmesį į tai, kaip keičiasi pelės rodyklė, ir į paaiškinimą Desktop Intelligence lango apačioje "Drop to replace contents" (Mesk, kad sukeisti turinius). Ištempę atleiskite pelės klavišą. Ataskaitoje sekcijos pagal apskritis pasikeis į sekcijas pagal JA pagrindinės EV sekcijas.

2. Pasinaudodami Report Manager lango opcija Map Navigation išnagrinėkite ataskaitą Pagal pagrindines EV. Patikrinkite, ar pirmosios sekcijos informacija kartu su ataskaitos pradžia telpa į 2 puslapius. Jeigu  reikia, pakaitaliokite celių ir brėžinių išmatavimus bei atstumus tarp jų. Išrikiuokite sekcijas taip, kaip dokumente "p2_Draudėjai.rep", ir išsaugokite dokumentą "p2_MyDraudėjai.rep".

3. Analogiškai, kaip ataskaitą Pagal pagrindines EV, sukurkite ataskaitą Pagal apyvartos sekcijas. Neužmirškite išsaugoti kuriamą dokumentą.

Statyba pagal apskritis. Filtrų ir sekcijų naudojimas

1. Dar kartą dokumente "p2_MyDraudėjai.rep" susikurkite ataskaitos Pagal apskritis kopiją. Pavadinkite ją Statyba pagal apskritis. Pakeiskite šios ataskaitos pilną pavadinimą jos pradžioje esančioje celėje į "Pagrindinės EV "F.Statyba" draudėjų rodikliai pagal apskritis, metus ir ketvirčius". Spragtelėkite tuščioje vietoje ataskaitos pradžioje ir pasirinkite Format > Filters... > Global > Add > K.EV sekcija Tr > OK > F.Statyba > OK. Ir ataskaita Statyba pagal apskritis bus sukurta. Išsaugokite dokumentą.

Atkreipkite dėmesį į tai, kad įsivesdami papildomus duomenų filtrus ir papildomas sekcijas galime vis labiau siaurinti ir skaldyti nagrinėjamų duomenų ratą bei gauti vis naujas dokumento ataskaitas. Atkreipkite dėmesį ir į tai, kad šitaip elgiantis labai išauga dokumento apimtis ir pateikiamoje informacijoje vis sunkiau susigaudyti. Norisi kažkaip kitaip, labiau suspaustai ir vaizdžiai, palyginti draudėjų rodiklius pagal skirtingas nagrinėjamų duomenų grupes.

Apie tipinius dokumentus. Jų apiforminimas

1. Dokumentas "p2_Draudėjai.rep" yra tipinio dokumento pavyzdys. Tipiniai dokumentai yra sudėtinė Business Intelligence informacinių technologijų (aktualios informacijos rengimas ir teikimas) dalis, kurios pagalba galima užtikrinti platų, operatyvų ir efektyvų duomenų saugyklos naudojimą. Šiais dokumentais galutiniams TDS naudotojams yra tiekiama jau nusistovėjusio turinio ir formos informacija, kurią, prisijungus prie TDS, galima automatiškai atnaujinti.

Jeigu eksponuojant duomenų vitrinas galutiniams TDS naudotojams tiktai sudaromos galimybės patiems pasiimti norimus duomenis iš TDS, juos analizuoti, formatuoti ir rengti savo dokumentus, tai čia galutiniams TDS naudotojams tiekiami jau suformatuoti grafikai ir lentelės su konkrečia informacija, kuria šie turėtų betarpiškai naudotis savo darbe. Į tipinius dokumentus gali būti įtraukiami ir automatiniai perspėjimai (Alerts), kurių tikslas yra atkreipti informacijos naudotojo dėmesį į pavojingas ar ypatingesnes situacijas.

Tipiniai dokumentai skirti tiems informacijos iš TDS gavėjams, kurie neturi laiko patys daryti TDS duomenų užklausas ir kurti savo dokumentus ir kurie norėtų greitai gauti jiems aktualią ir jų užsakytą informaciją, pasinaudodami specialistų sukurtomis priemonėmis. Praktika rodo, kad didžioji dalis galutinių informacijos naudotojų nori naudotis būtent tipiniais dokumentais, negaišdami laiko dokumentų projektavimui, duomenų užklausų darymui ir informacijos formatavimui.

Dokumento naudotojas turi pats atsinaujinti dokumento duomenis, gali keisti dokumentą adaptuodamas jį savo reikmėms, įtraukti papildomus duomenų filtrus, mokytis pagal jį ir panašiai.

Tuojau pat įsitikinsime, kad tipiniai dokumentai lengvai eksportuojami į pdf (Adobe Portable Document Format), xls (Microsoft Excel) ir htm (HTML) formatus. Naudojantis eksportuotais dokumentais jau nebereikalinga speciali BusinessObjects programinė įranga. Eksportuotus dokumentus galima skelbti Internete arba Intranete ir platinti elektroniniu paštu.

2. Tipiniai dokumentai yra skirti daugeliui naudotojų. Todėl juos kuriant ir apiforminant rekomenduotina laikytis žemiau išvardintų principų:

a) Tipinis dokumentas turi įvadinę ataskaitą, ji gali vadintis Pradžia, Įvadas, Reziumė ar panašiai. Su įvadinės ataskaitos pavyzdžiu galite susipažinti dokumente "p2_Draudėjai.rep". Įvadinėje ataskaitoje turi būti trumpai ir aiškiai apibūdinta dokumente pateikiama informacija ir nurodyta:

  • kam skirtas dokumentas;

  • pagal kokius duomenis parengta dokumente pateikiama informacija;

  • dokumento autorius su komunikavimo koordinatėmis ir dokumento sukūrimo data;

  • kaip reikia cituoti dokumentą;

  • pagrindiniai dokumente naudojami sąvokos, rodikliai ir jų apibrėžimai, pažymėjimai.

b) Dokumento apimtis yra minimali, o dokumente pateikiama informacija nesidubliuoja. Tačiau ji yra aiški ir nesuspausta. Turi būti nurodytos dokumento duomenų paskutinio atnaujinimo datos.

c) Grafinė informacija pateikiama prieš skaičius arba kartu su jais. Brėžinių ir lentelių formatai neužgožia juose pateikiamos informacijos.

d) Prisijungus prie TDS ir atnaujinant naudojamus dokumente duomenis visa pateikiama dokumente informacija automatiškai atsinaujina. Išvados ir rekomendacijos į tipinius dokumentus nėra dedamos, kadangi atnaujinant duomenis jos gali keistis.

Dokumentų atnaujinimas ir eksportas į kitus formatus

Pagal savo apimtį ir galimybes nagrinėti jame pateikiamą informaciją dokumentą "p2_Draudėjai.rep" reikėtų priskirti prie nevykusių. Todėl pasidarykime iš jo mažesnį ir lengviau apžvelgiamą naują dokumentą "p2e_Draudėjai.rep". Mes pabandysime prisijungę prie TDS atnaujinti šio dokumento duomenis, o po to eksportuosime atnaujintą dokumentą į pdf, xls ir htm formatus.

1. Atsidarykite dokumentą "p2_Draudėjai.rep" ir pašalinkite jo ataskaitas Pagal pagrindines EV, Pagal apyvartos sekcijas ir Statyba pagal apskritis. Gautąjį dokumentą išsaugokite pavadinimu "p2e_Draudėjai.rep".

2. Prisijungę prie TDS atnaujinkite dokumento "p2e_Draudėjai.rep" duomenis. Tam pakanka atsidaryti dokumentą ir spustelėti įrankių juostoje langelį Refresh Data . Patikrinkite, ar pasikeitė pateikiama dokumente informacija. Įsitikinkite, kad tikrai pasikeitė dokumento ataskaitų viršuje nurodytos ataskaitų informacijos atnaujinimo pagal TDS duomenis datos.

3. Iš pradžių eksportuosime dokumentą "p2e_Draudėjai.rep" į pdf formatą. Atsidarę dokumentą pasirinkite File > Save As. Atsidariusiame lange nurodykite direktoriją, kurioje norite išsaugoti bylą, ir langelyje Save as type pasirinkite Portable Document Format (pdf) ir paspauskite Save

.

Atsidarykite išsaugotą dokumentą "p2e_Draudėjai.pdf" ir susipažinkite su juo. Palyginkite jo ir dokumento "p2e_Draudėjai.rep" apimtis kilobaitais.

Analogiškai susikurkite dokumentus "p2e_Draudėjai.xls" ir "p2e_Draudėjai.htm". Eksportuojant į htm formatą parametrus pasirinkite taip:

Palyginkite dokumentus "p2e_Draudėjai.pdf", "p2e_Draudėjai.xls" ir "p2e_Draudėjai.htm", įvertinkite jų kokybę ir tinkamumą naudoti.

Savarankiško darbo užduotys

1. Pakeiskite dokumento "p2_Draudėjai.rep" ataskaitų Pagal apskritis, Pagal pagrindines EV, Pagal apyvartos sekcijas ir Statyba pagal apskritis brėžinius Ch4 taip, kad juose būtų pateiktos ne Vidutinio mėn atlyginimo reikšmės Lt, o procentine išraiška lyginant su Vidutiniu mėn atlyginimu šalyje.

2. Paaiškinkite ar būtų galima ir patogu įtraukti rodiklius JA dalis ir PVMM dalis į duomenų vitriną "Draudėjai". Ar šiuos rodiklius patogiau įsivesti tipiniuose dokumentuose?

3. Pabandykite paaiškinti, kodėl kuriant ataskaitą Pagal apskritis celės su grafikų pavadinimais, nežiūrint į tai, kad jos buvo pririštos prie brėžinių, išlindo iš sekcijos ribų ir kodėl ataskaitos Pagal pagrindines EV sekcijos Q.Tarptaut org brėžinyje Ch4 matosi ne visos grafiko reikšmės.

 

Tarpžinybinės mokestinių duomenų saugyklos naudojimo galimybės

2007 metų spalis

©  IVPK