Kas yra tipiniai dokumentai ir kaip jie naudojami

Tipiniai dokumentai yra sudėtinė Business Intelligence informacinių technologijų (aktualios informacijos rengimas ir teikimas) dalis, kurios pagalba galima užtikrinti platų, operatyvų ir efektyvų duomenų saugyklos naudojimą. Šiais dokumentais galutiniams TDS naudotojams yra tiekiama jau nusistovėjusio turinio ir formos informacija, kurią, prisijungus prie TDS, galima automatiškai atnaujinti.

Jeigu eksponuojant duomenų vitrinas įgaliotiems naudotis TDS darbuotojams tiktai sudaromos galimybės patiems pasiimti norimus duomenis iš TDS, juos analizuoti, formatuoti ir rengti savo dokumentus, tai čia jiems tiekiami jau suformatuoti grafikai ir lentelės su konkrečia informacija, kuria šie turėtų betarpiškai naudotis savo darbe. Į tipinius dokumentus gali būti įtraukiami ir automatiniai perspėjimai (Alerts), kurių tikslas yra atkreipti informacijos naudotojo dėmesį į pavojingas ar ypatingesnes situacijas.

Tipiniai dokumentai skirti tiems informacijos iš TDS gavėjams, kurie neturi laiko patys daryti TDS duomenų užklausas ir kurti savo dokumentus ir kurie norėtų greitai gauti jiems aktualią ir iš anksto su aptarnaujančiais TDS darbuotojais aptartą informaciją, pasinaudodami specialistų sukurtomis priemonėmis. Praktika rodo, kad norint plačiai ir operatyviai naudotis TDS duomenimis didžioji dalis informacijos gavėjų turi naudotis būtent tipiniais dokumentais, negaišdami laiko dokumentų projektavimui, duomenų užklausų darymui ir ataskaitų formatavimui.

Aptarnaujantys TDS darbuotojai kuria tipinius dokumentus pagal jų užsakovų arba iniciatorių pageidavimus ir talpina juos į specialią tam skirtą TDS biblioteką su ištrintais konkrečių JA duomenimis.

Kiekvienas įgaliotas naudotis TDS darbuotojas gali pasiimti bet kurį tipinį dokumentą iš TDS bibliotekos, tačiau užpildyti jį duomenimis ir atnaujinti dokumento duomenis galės tiktai tie, kuriems TDS administratorius, vykdydamas konkrečią sutartį dėl TDS naudojimo, leidžia naudotis dokumentui reikalingomis TDS duomenų vitrinomis.

Talpinami į TDS biblioteką tipiniai dokumentai yra palaikomi. Tai reiškia, kad dokumento autorius reikiamai keičia dokumentą keičiantis jo naudojamoms TDS duomenų vitrinoms, konsultuoja dokumento naudotojus, pastoviai analizuoja jų poreikius ir tobulina dokumentą.

Dokumento naudotojas turi pats atsinaujinti dokumento duomenis, gali keisti dokumentą adaptuodamas jį savo reikmėms, įtraukti papildomus duomenų filtrus, mokytis pagal jį ir panašiai.

TDS programinė įranga automatiškai registruoja kas, kada ir kokius dokumentus pasiėmė iš TDS bibliotekos ir kada jais naudojosi. Jeigu atsitinka taip, kad dokumentu niekas nesinaudoja, jis turėtų būti pašalinamas iš bibliotekos.

Tipiniuose dokumentuose gali būti pateikiama tiek konfidenciali informacija, skirta specialiam naudotojų ratui, tiek ir nekonfidenciali, skirta platesniam naudotojų ratui. Tipiniai dokumentai gali būti naudojami priimant strateginius, taktinius ir operatyvius sprendimus.

TDS tipiniai dokumentai yra kuriami BusinessObjects (BO) programinės įrangos pagalba. Jie lengvai eksportuojami į pdf (Adobe Portable Document Format), xls (Microsoft Excel) ir htm (HTML) formatus. Naudojantis eksportuotais dokumentais jau nebereikalinga speciali BO programinė įranga. Eksportuotus dokumentus galima skelbti Internete arba Intranete ir platinti elektroniniu paštu.

Tipiniai BO dokumentai pradėti naudoti sekant Danijos mokesčių ministerijos pavyzdžiu, kur tokių dokumentų pagalba patenkinama virš 90% galutinių informacijos naudotojų poreikių.